Onze statuten
De statuten zijn de belangrijkste regels van onze vereniging. Hierin staat hoe de vereniging werkt, wat we willen bereiken, hoe we beslissingen nemen, en wat de rechten en plichten van de leden zijn. Deze regels zorgen ervoor dat alles eerlijk en duidelijk verloopt.
Zie hieronder de statuten 🫡
Onze statuten
De statuten zijn de belangrijkste regels van onze vereniging. Hierin staat hoe de vereniging werkt, wat we willen bereiken, hoe we beslissingen nemen, en wat de rechten en plichten van de leden zijn. Deze regels zorgen ervoor dat alles eerlijk en duidelijk verloopt.
Zie hieronder de statuten 🫡
Statuten
Naam en zetel
Artikel 1
De vereniging heet: U-Pad.
Zij heeft haar zetel te Utrecht.
Doel
Artikel 2
- Het doel van de vereniging is: het verbinden van studenten op het gebied van E-sports en gaming in de gemeente Utrecht.
- De vereniging heeft ook tot doel het verrichten van alle verdere handelingen, die hiermee in de ruimste zin verband houden of daarvoor bevorderlijk kunnen zijn.
Verenigingsjaar
Artikel 3
Het verenigingsjaar valt samen met het kalenderjaar.
Lidmaatschap
Artikel 4
- De vereniging kent gewone leden en kan ereleden, bijzondere leden of begunstigende leden kennen. Als in deze statuten wordt gesproken van lid of leden bedoelen wij daarmee zowel de gewone leden, de ereleden, de bijzondere leden en de begunstigende leden, tenzij het tegendeel blijkt. Gewone leden zijn zij, die als zodanig zijn toegelaten overeenkomstig het in artikel 5 bepaalde.
- Ereleden zijn zij, die in verband met hun buitengewone verdiensten voor de
vereniging of in het kader van de doelstelling van de vereniging, door de
algemene vergadering zijn benoemd tot erelid. - Begunstigende leden zijn zij, die zich bereid verklaard hebben de vereniging
financieel te steunen met een door de algemene vergadering vastgesteld
minimumbedrag en die als zodanig door het bestuur zijn toegelaten.
Artikel 5
- Als lid kan men worden toegelaten nadat men schriftelijk hiervoor een verzoek bij het bestuur heeft ingediend.
- Het bestuur beslist over de toelating.
- Bij niet-toelating door het bestuur kan de algemene vergadering alsnog tot
toelating besluiten. - Het lidmaatschap is strikt persoonlijk en niet overdraagbaar.
Schorsen
Artikel 6
Het bestuur is bevoegd een lid te schorsen voor een periode van ten hoogste drie
maanden. Gronden voor schorsing zijn:
- het lid handelt bij herhaling in strijd met zijn lidmaatschapsverplichtingen;
- het lid schaadt het belang van de vereniging in ernstige mate door handelingen
of gedragingen.
Gedurende de periode dat een lid is geschorst, kunnen de aan het lidmaatschap
verbonden rechten niet worden uitgeoefend terwijl de
lidmaatschapsverplichtingen in stand blijven.
Einde lidmaatschap
Artikel 7
- Het lidmaatschap eindigt:
- door opzegging door het lid;
- door opzegging namens de vereniging;
- door ontzetting.
- Opzegging van het lidmaatschap door het lid kan slechts plaatsvinden tegen het einde van een verenigingsjaar, met inachtneming van een opzegtermijn van vier weken. De opzegging moet schriftelijk. De secretaris is verplicht de ontvangst binnen acht dagen schriftelijk te bevestigen. Als de opzegging niet tijdig of niet schriftelijk heeft plaatsgehad, loopt het lidmaatschap door tot het einde van het eerstvolgende kalenderjaar, tenzij het bestuur anders besluit.
- Het lidmaatschap eindigt na opzegging echter met onmiddellijke ingang:
- nadat een besluit aan het lid bekend is geworden of medegedeeld waarbij de rechten van de leden zijn beperkt of hun verplichtingen zijn verzwaard, tenzij het betreft een wijziging van geldelijke rechten en verplichtingen;
- nadat het lid een besluit ter kennis is gebracht of gekomen tot omzetting van de vereniging in een andere rechtsvorm, tot fusie of splitsing;
- als van het lid redelijkerwijs niet kan worden gevergd dat het lidmaatschap voortduurt.
- Opzegging van het lidmaatschap namens de vereniging kan tegen het einde van een kalenderjaar door het bestuur met inachtneming van een opzegtermijn van vier weken. De opzegging vindt schriftelijk plaats en met opgave van redenen.
- Opzegging namens de vereniging kan plaatsvinden met onmiddellijke ingang:
- als het lid bij herhaling zijn verplichtingen ten opzichte van de vereniging niet nakomt;
- als het lid heeft opgehouden te voldoen aan de vereisten die door de statuten voor het lidmaatschap worden gesteld;
- als redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden dat het lidmaatschap voortduurt.
- Ontzetting uit het lidmaatschap kan worden uitgesproken wanneer een lid:
- bij herhaling in strijd handelt of heeft gehandeld met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging;
- als het lid de vereniging op onredelijke wijze benadeelt of heeft benadeeld. De ontzetting geschiedt door het bestuur dat de betrokken persoon onverwijld van het besluit schriftelijk, onder opgave van redenen, in kennis stelt.
- De betrokken persoon kan binnen een maand na ontvangst van de kennisgeving tegen het besluit tot opzegging van of ontzetting uit het lidmaatschap in beroep gaan bij de algemene vergadering. Het besluit van de algemene vergadering tot bevestiging van de opzegging of ontzetting moet worden genomen met een meerderheid van tweederde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen.
- Als het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, ongeacht krachtens welke oorzaak, blijft de bijdrage die over het desbetreffende jaar verschuldigd was of zou zijn volledig verschuldigd, tenzij het bestuur anders besluit.
Geldmiddelen
Artikel 8
- De geldmiddelen van de vereniging kunnen onder meer bestaan uit:
- de contributies van de leden;
- subsidies;
- entreegelden;
- schenkingen;
- eventuele andere toevallige baten.
- Ieder lid betaalt een contributie, waarvan het bedrag jaarlijks door de algemene vergadering tijdens de jaarvergadering wordt vastgesteld. Aanvullende regels kunnen door de vereniging worden opgenomen in een contributieregeling. In deze contributieregeling kunnen bepaalde categorieën van leden vrijgesteld worden van de verplichting tot het betalen van contributie.
- Nieuwe leden kunnen verplicht zijn tot betaling van een entreegeld, waarvan het bedrag wordt vastgesteld door de algemene vergadering.
Bestuur en vertegenwoordiging
Artikel 9
- Het bestuur bestaat uit ten minste twee personen. Het aantal bestuurders wordt vastgesteld door de algemene vergadering.
- De bestuurders worden door de algemene vergadering uit de leden van de vereniging benoemd. Het bestuur wijst uit zijn midden een secretaris en een penningmeester aan. De voorzitter wordt steeds als zodanig door de algemene vergadering benoemd.
- De algemene vergadering kan een bestuurslid schorsen of ontslaan indien zij daartoe termen aanwezig acht. Voor een dergelijk besluit is een meerderheid vereist van ten minste twee derden van de geldig uitgebrachte stemmen.
- De bestuurders zijn altijd bevoegd zelf hun ontslag te nemen. Zij moeten dit schriftelijk doen met een opzeggingstermijn van ten minste drie maanden.
- De bestuurders worden benoemd voor een periode van één jaar. Zij treden af volgens een door het bestuur op te maken rooster. Een volgens het rooster afgetreden bestuurder is onmiddellijk herbenoembaar, maar maximaal twee maal. De in een tussentijdse vacature benoemde bestuurder neemt op het rooster van aftreden de plaats in van degene in wiens vacature hij werd benoemd.
- In vacatures moet zo spoedig mogelijk worden voorzien.
- Indien een bestuurder tijdelijk of definitief niet in staat is zijn bestuursfunctie uit te oefenen, kan het bestuur een tijdelijke bestuurder benoemen. Deze benoeming wordt aan de eerstvolgende algemene vergadering voorgelegd ter bekrachtiging.
- De bestuurders ontvangen geen beloning voor hun werkzaamheden. Zij hebben wel recht op vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie gemaakte kosten.
Vertegenwoordiging
Artikel 10
- Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging.
- Het bestuur vertegenwoordigt de vereniging.
- De vereniging kan ook vertegenwoordigd worden door twee gezamenlijk handelende bestuursleden.
- Het bestuur alsmede de voorzitter en de secretaris kunnen zich ter zake van hun vertegenwoordigingsbevoegdheid door een schriftelijk gevolmachtigde laten vertegenwoordigen. Indien de penningmeester wordt gemachtigd te beschikken over banksaldi, dan is dit slechts mogelijk binnen in de volmacht nauwkeurig omschreven grenzen.
- Het bestuur is niet bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt, tenzij het bestuur vooraf de goedkeuring van de algemene vergadering heeft verkregen.
- De beperking als in het vorige lid bedoeld, geldt ook voor de bevoegdheid tot vertegenwoordiging en kan slechts namens de vereniging worden ingeroepen.
- Een bestuurder neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming indien de bestuurder daarbij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de vereniging. Wanneer hierdoor geen bestuursbesluit kan worden genomen, neemt de algemene vergadering hierover een besluit.
Algemene Vergaderingen
Artikel 11
- Jaarlijks wordt ten minste één algemene vergadering (jaarvergadering) gehouden en wel binnen zes maanden na afloop van het verenigingsjaar. De algemene vergadering kan deze termijn verlengen. In de jaarvergadering brengt het bestuur zijn bestuursverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Het legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering over. Deze stukken hierna tezamen te noemen: “jaarstukken”. De jaarstukken worden ondertekend door de bestuurders. Ontbreekt de ondertekening van een of meer van hen, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt. Na verloop van de termijn kan ieder lid van de gezamenlijke bestuurders in rechte vorderen dat zij deze verplichtingen nakomen.
- De getrouwheid van de jaarstukken is geregeld als er een samenstellingsverklaring bij de jaarstukken is gevoegd, afkomstig van een accountant.
- Is er geen samenstellingsverklaring, dan benoemt de algemene vergadering jaarlijks een commissie (kascommissie) van ten minste twee leden die geen deel van het bestuur mogen uitmaken. De commissie onderzoekt de balans en de staat van baten en lasten. Zij brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit. Vergt dit onderzoek naar het oordeel van de commissie bijzondere boekhoudkundige kennis, dan kan zij zich op kosten van de vereniging door een deskundige doen bijstaan.
- Het bestuur is verplicht de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en de boeken, bescheiden en andere gegevens van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen.
- De opdracht aan de commissie kan te allen tijde door de algemene vergadering worden herroepen, doch slechts door de benoeming van een andere commissie.
- De algemene vergadering stelt de jaarstukken vast. Nadat het voorstel tot vaststelling van de jaarstukken aan de orde is geweest, zal aan de algemene vergadering het voorstel worden gedaan om kwijting te verlenen aan de bestuurders voor het door hen in het desbetreffende verenigingsjaar gevoerde beleid, voor zover van dat beleid uit de jaarstukken blijkt of dat beleid aan de algemene vergadering bekend is gemaakt.
Artikel 12
- De algemene vergaderingen worden bijeengeroepen door het bestuur. Hiervoor geldt het in acht nemen van een termijn van acht dagen. De bijeenroeping vindt plaats door een aan alle leden te zenden schriftelijke mededeling.
- Een algemene vergadering kan zowel fysiek als elektronisch als in hybride vorm worden uitgeschreven. Bij de oproeping geeft het bestuur aan op welke wijze de vergadering wordt gehouden. Het bestuur kan eventueel aanvullende voorwaarden vermelden, die gelden bij gebruik van een elektronisch communicatiemiddel.
- De communicatie en oproeping kan ook plaatsvinden via elektronische weg.
- Behalve de hiervoor bedoelde jaarvergadering zullen algemene vergaderingen worden gehouden in het geval het bestuur dit wenselijk acht.
- Een algemene vergadering wordt bijeengeroepen indien hiertoe door de leden is verzocht. Dit verzoek moet zijn ingediend door ten minste een zodanig aantal leden als bevoegd is tot het uitbrengen van een tiende gedeelte van de stemmen in de algemene vergadering, indien daarin alle leden tegenwoordig of vertegenwoordigd zijn. Dit verzoek moet schriftelijk met opgave van de te behandelen onderwerpen zijn ingediend.
- Na ontvangst van een verzoek als hiervoor bedoeld is het bestuur verplicht tot bijeenroeping van een algemene vergadering binnen een termijn van vier weken. Indien aan het verzoek tot bijeenroeping binnen veertien dagen nadat dit door het bestuur werd ontvangen, geen gevolg wordt gegeven, zullen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping kunnen overgaan op de wijze waarop het bestuur de algemene vergaderingen bijeenroept.
Ontstentenis en belet
Artikel 13
Bij belet of ontstentenis van één of meer bestuurders berust het bestuur bij de overige niet door belet of ontstentenis afwezige bestuurders. Bij belet of ontstentenis van het voltallige bestuur berust het bestuur bij een reeds eerder door de algemene vergadering aangewezen continuïteitscommissie of bij de algemene vergadering.
- Indien een meerderheid van het bestuur, of het voltallige bestuur niet meer functioneert door ontstentenis of belet kan een bijzondere algemene vergadering bijeen worden geroepen.
- Deze vergadering kan worden bijeen geroepen volgens de regels zoals in deze statuten is bepaald voor een reguliere vergadering.
- Op de vergadering en de besluitvorming zijn overigens alle bepalingen van toepassing.
- De vergadering benoemt een nieuw bestuur.
Stemmen
Artikel 14
- Alle niet geschorste leden hebben toegang tot de algemene vergadering. Alle leden, met uitzondering van de geschorste leden, hebben daar ieder één stem. Ieder lid is bevoegd zijn stem te doen uitbrengen door een schriftelijk daartoe gemachtigd ander lid.
- Een geschorst lid heeft alleen toegang tot de algemene vergadering waarin het besluit tot schorsing behandeld wordt en is slechts bevoegd daarover het woord te voeren.
- Een lid heeft geen stemrecht over zaken, die hem, zijn levensgezel, zijn echtgenoot of een van zijn bloed- of aanverwanten in de rechte lijn betreffen.
- Een eenstemmig besluit van alle leden, ook al zijn deze niet in een vergadering bijeen, heeft, als met voorkennis van het bestuur genomen, dezelfde kracht als een besluit van de algemene vergadering. Een dergelijk besluit wordt door de secretaris genotuleerd, terwijl er melding van wordt gemaakt tijdens de eerstvolgende algemene vergadering.
- Stemming over zaken vindt mondeling plaats, over personen schriftelijk. Het aannemen van voorstellen bij acclamatie is mogelijk, als dit plaatsvindt op voorstel van de voorzitter.
- Het bestuur kan besluiten dat elektronisch stemmen is toegestaan voor een specifieke vergadering, dan wel voor alle vergaderingen van de vereniging.
- Het bestuur kan besluiten dat elektronische deelname aan de vergadering is toegestaan voor een specifieke vergadering, dan wel voor alle vergaderingen van de vereniging.
- Over alle voorstellen betreffende zaken wordt beslist bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen, voor zover de statuten niet anders bepalen. Bij staking van stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Bij stemming over personen is hij gekozen, die de volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen op zich heeft verenigd. Indien niemand die meerderheid heeft verkregen, wordt een tweede stemming gehouden tussen de personen, die het grootste aantal van de uitgebrachte stemmen hebben verkregen, en is hij gekozen, die bij die tweede stemming de meerderheid van de uitgebrachte stemmen op zich heeft verenigd. Indien bij die tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot. Onder stemmen worden in dit artikel verstaan geldig uitgebrachte stemmen, zodat niet in aanmerking komen blanco en met de naam van het stemmend lid ondertekende stemmen.
- Een op de vergadering door de voorzitter uitgesproken oordeel omtrent de uitslag van de stemming is beslissend. Indien echter onmiddellijk na het uitspreken van dit oordeel de juistheid daarvan wordt betwist, vindt een nieuwe stemming plaats wanneer de meerderheid van de vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk plaatsvond, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.
Artikel 15
- De voorzitter van het bestuur leidt de vergaderingen. Bij zijn afwezigheid of ontstentenis zal een van de andere bestuursleden als voorzitter van de vergadering optreden.
- Van het tijdens de algemene vergadering verhandelde worden door de secretaris of door een door de voorzitter aangewezen lid van de vereniging notulen gehouden.
Statutenwijziging
Artikel 16
- Wijziging van de statuten kan slechts plaats hebben na een besluit van de algemene vergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat daarin wijziging van de statuten zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering moet ten minste veertien dagen bedragen.
- Zij, die de oproeping tot de algemene vergadering ter behandeling van een voorstel tot statutenwijziging hebben gedaan, moeten ten minste vijf dagen vóór de dag van de vergadering een afschrift van dat voorstel, waarin de voorgestelde wijziging(en) woordelijk is (zijn) opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage leggen tot na de afloop van de dag, waarop de vergadering werd gehouden.
- Tot wijziging van de statuten kan slechts worden besloten door een algemene vergadering waarin ten minste twee derde van het totaal aantal leden van de vereniging aanwezig of vertegenwoordigd is, met een meerderheid van ten minste twee derde van het aantal uitgebrachte stemmen. Is niet twee derde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd, dan wordt binnen vier, doch niet eerder dan twee weken daarna een tweede vergadering bijeengeroepen en gehouden waarin over het voorstel zoals dat in de vorige vergadering aan de orde is geweest, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden, kan worden besloten, als met een meerderheid van ten minste twee derde van de geldig uitgebrachte stemmen.
Artikel 17
Het in artikel 16 bepaalde is niet van toepassing indien op de algemene vergadering alle leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn en het besluit tot statutenwijziging met algemene stemmen wordt genomen.
Artikel 18
- De statutenwijziging treedt niet in werking dan nadat daarvan een notariële akte is opgemaakt. Tot het doen verlijden van de notariële akte is ieder bestuurslid zelfstandig bevoegd. Voorts kan de algemene vergadering één of meer personen machtigen tot het doen verlijden van de notariële akte.
- De bestuurders zijn verplicht een authentiek afschrift van de wijziging en de gewijzigde statuten te deponeren in het handelsregister.
Artikel 19
Het bepaalde in de vorige artikelen over de statutenwijziging is van
overeenkomstige toepassing op een besluit tot fusie als bedoeld in artikel 2:309 Burgerlijk Wetboek en op een besluit tot (af)splitsing als bedoeld in artikel 2:334a Burgerlijk Wetboek.
Ontbinding en vereffening
Artikel 20
- De vereniging kan worden ontbonden door een besluit daartoe van de algemene vergadering. Het in deze statuten bepaalde over een statutenwijziging is van overeenkomstige toepassing.
- Indien bij een besluit tot ontbinding geen vereffenaars zijn aangewezen, vindt de vereffening plaats door het bestuur.
- Een eventueel batig saldo zal worden aangewend voor door de algemene vergadering te bepalen doeleinden als het meest met het doel van de vereniging overeenstemmen. De vereffenaars dragen het batig saldo daartoe over.
- Na de ontbinding blijft de vereniging voortbestaan voor zover dit tot vereffening van haar vermogen nodig is. Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van de statuten en reglementen voor zover mogelijk van kracht. In stukken en aankondigingen die van de vereniging uitgaan, moeten aan haar naam worden toegevoegd de woorden “in liquidatie”.
- De boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging moeten worden bewaard door een door de vereffenaars aan te wijzen natuurlijke persoon, gedurende zeven jaren na de vereffening.
Huishoudelijk reglement
Artikel 21
- De algemene vergadering kan een huishoudelijk reglement vaststellen en wijzigen. In dit reglement kunnen onderwerpen worden geregeld waarin door deze statuten niet of niet volledig wordt voorzien.
- Het huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met de wet.
- Het huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met de statuten.
- De algemene vergadering is bevoegd het reglement te wijzigen of te beëindigen.
- Voor de vaststelling, wijziging en beëindiging van het reglement is een tweederde meerderheid van de uitgebrachte stemmen noodzakelijk.
Rechtskeuze
Artikel 22
Op deze akte is het Nederlands recht van toepassing.
Slotbepalingen
Artikel 23
- In alle gevallen, waarin zowel de wet als deze statuten niet voorzien, beslist het bestuur.
- Onder schriftelijk wordt in deze statuten verstaan elk via de gangbare communicatiekanalen overgebracht bericht, waarvan uit geschrift blijkt of kan blijken.
